Cei mai multi dintre noi nu ne amintim de perioada in care scrisoarea clasica, pe hartie, era folosita ca mijlocul de comunicare al doilea cel mai folosit, dupa telefon. Daca insa veti sta de vorba cu cineva care isi aminteste de aceasta perioada, veti constata ca are foarte mult de spus in legatura cu modul in care se scriau aceste scrisori, indiferent ca erau folosite cu scop formal, oficial, profesional sau ca erau trimise prietenilor apropiati, intimi chiar. Majoritatea acestor reguli se mentin si ar trebui sa se regaseasca in felul in care intelegem sa scriem un e-mail.
– Foloseste un subiect relevant pentru continutul mail-ului, corect si complet scris. Titluri in „subject†de genul „infoâ€, „chestii de serviciu†sunt OK cu conditia sa fie urmate de o explicatie scurta, un detaliu: „info necesare despre intalnirea de azi de la 4 PMâ€.
– Nu mai folosi prescurtarile tipice pentru instant message. Un text de genul – „Btw, nu vin azi la intalnirea de la 4 de la voi. Afk intre 2 si 6.†Cu eventual un subject de genul „sorry, azi biziâ€. Nu ma indoiesc de faptul ca multa lume intelege, ci ma indoiesc ca un astfel de stil ne avantajeaza. Am citit de curand un articol pe tema asta si m-a distrat titlul: „R Yr Biznes E-mails Hrting Yr Career?â€, cu referire la aceeasi obsesie catre prescurtari de multe ori nepotrivite.
– Incepe mail-urile cu „Draga X,†sau simplu „X,â€. Lasa un spatiu intre introducerea aceasta si restul mail-ului. Nu folosi aliniate in mail. In e-mail aliniatul se traduce printr-un rand lasat liber intre paragraful vechi si cel nou inceput.
– Nu scrie zeci de randuri. O persoana care foloseste mail-ul in mod curent primeste zilnic in medie 30-40 de mail-uri pe zi. La un moment dat toata lumea va invata sa citeasca mail-urile prea lungi in diagonala si risti ca receptarea mesajului pe care il transmiti sa fie deficitara.
– Fa-ti un stil propriu de scris, foloseste un anumit font de fiecare data (exista optiuni pentru a ti le preseta). Ocupa-te atent de semnaturile pe care le folosesti. Daca nu exista una standard pe care tu si colegii tai sa o folositi, creeaza-ti una separat, in care sa folosesti informatiile si datele de contact succint, lizibil si estetic.
– Fii atenta, fii foarte atenta la greselile de scriere inerente vitezei in care ne-am obisnuit sa ne desfasuram activitatea. Reciteste inainte de a da „sendâ€. Nu e greu, iti va intra in sistem la un moment dat, e nevoie doar de putina practica.
– Foloseste cu atentie optiunile clientului de mail de genul „reply allâ€, „forwardâ€, „highly importantâ€. Am auzit de curand o intamplare amuzanta, dar destul de penibila: din neatentie, un prieten a dat reply clientului care ii solicita ceva, in loc sa faca forward mesajului primit catre un coleg, iar in corpul de mail a scris „uite ce vrea asta. Iar ma bate la cap. Ocupa-te te rog!â€. Clientul care a primit un astfel de mail ce nu i se adresa, dar care il privea, dupa cate va puteti imagina, nu a fost deloc incantat.
Una peste alta, foloseste mostenirea regulilor scrisorilor clasice folosite de parintii si bunicii nostri care intelegeau mai bine decat noi importanta claritatii mesajului care ajunge la receptor. Tehnica moderna face insa aceste reguli mult mai usor si mai eficient de folosit, e pacat sa nu le folosim in avantajul nostru.